Como parte de su política de modernización estatal, el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires lleva adelante un proceso integral de transformación digital en su Archivo General. Esta iniciativa, conocida como ArchiBA, busca optimizar la gestión de documentos públicos mediante herramientas tecnológicas que permitan su conservación, digitalización, organización y consulta de manera más eficiente. El objetivo es facilitar el acceso a la información y generar un impacto positivo en términos ambientales, administrativos y económicos. Así lo informó el GCBA en su sitio web buenosaires.gob.ar.
De acuerdo al comunicado, el proyecto ArchiBA se inscribe en un contexto global donde la innovación en la administración pública es una tendencia creciente. Pasar del archivo en papel al soporte digital reduce el uso de recursos físicos, acelerando la respuesta a las necesidades de los ciudadanos, especialmente en trámites que requieren documentos específicos como certificados, legajos o títulos académicos.
Desde 2017 -cuando se puso en marcha el plan-, se han migrado más de 157.000 cajas y se digitalizaron más de 116 millones de imágenes. La operación se lleva a cabo desde un complejo de más de 11.000 m² ubicado en Parque Patricios, donde un equipo especializado de 62 trabajadores se encarga de clasificar y procesar material archivístico como expedientes ministeriales, historiales médicos, planos de obras, registros civiles y libros educativos.
Uno de los avances más relevantes de ArchiBA –destacó el GCBA- es su aporte al cuidado del ambiente. Gracias a la reducción del archivo físico, se depuraron cerca de 84 toneladas de papel, que luego se reciclan en coordinación con la Dirección General de Reciclado del GCABA y la Cooperativa Reciclando Trabajo y Dignidad. Este enfoque busca cerrar el ciclo de vida de los materiales, promoviendo una gestión sustentable con impacto social.
Las tareas de digitalización se realizan utilizando escáneres de alta velocidad que permiten convertir hasta 50.000 imágenes por día. Luego, esa documentación es indexada por distintos campos para facilitar su posterior búsqueda, garantizar mayor seguridad y preservar la integridad de la información. Esto mejora significativamente los tiempos de respuesta de los organismos que requieren acceso a estos archivos, así como también la atención a los vecinos.
Actas de nacimiento históricas
“ArchiBA es el proyecto de digitalización más ambicioso en la historia de la administración pública de Buenos Aires”, aseguró Germán Medina, Gerente Operativo de Diseño de Proyectos Digitales de la Secretaría Legal y Técnica. “Tenemos actas de nacimiento históricas; una de las más antiguas que conservamos es del año 1886. Están bajo nuestro cuidado actas de personajes emblemáticos como Jorge Luis Borges o Charly García”, indicó además. Por su parte, el Jefe de Gobierno, Jorge Macri, destacó la dimensión estratégica del programa: “Esta iniciativa forma parte de nuestra visión de una Ciudad inteligente y sostenible, donde la tecnología y la innovación se ponen al servicio de la ciudadanía”.
Infraestructura y expansión del archivo
En el último tiempo, se han desarrollado tareas de ampliación edilicia en el predio, específicamente en la Nave I, el espacio más moderno del complejo. Esta nave fue diseñada con todas las normativas de seguridad necesarias para conservar documentación sensible y actualmente tiene una capacidad de almacenamiento de 69.000 cajas, con potencial para expandirse hasta 140.000. Con esta incorporación, la capacidad total del Archivo General supera las 150.000 cajas, lo que representa una mejora sustancial en la organización y resguardo de documentos.
Un modelo sostenible con impacto económico
Desde su implementación, ArchiBA ha permitido alcanzar un ahorro de más de 10 millones de dólares en términos operativos –precisó el comunicado-. Y añadió que esto se suma a los beneficios medioambientales derivados del reciclaje del papel y del menor consumo de insumos físicos. Este proceso forma parte del plan integral de modernización iniciado en 2009 con la sanción de la Ley N.º 3304 de Modernización de la Administración Pública. Dicha norma introdujo los “Archivos Electrónicos” como herramienta clave para garantizar la perdurabilidad, autenticidad e inalterabilidad de los documentos públicos. Además, promueve la transparencia y el derecho al acceso a la información, principios fundamentales en la gestión estatal contemporánea.
Preservación de la memoria institucional
El Archivo General de la Ciudad funciona como una unidad administrativa centralizada que establece criterios y normas para todos los registros documentales de las distintas áreas de gobierno. Su misión es asegurar la correcta gestión de la información, así como la preservación de la memoria histórica e institucional de la Ciudad.
Finalmente, la administración porteña explora nuevas tecnologías, como la incorporación de inteligencia artificial para automatizar procesos y optimizar la búsqueda de datos.
Foto: Marcos Brindicci/GCBA.
